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peut permettre de simplifier des processus, améliorer l’accès à l’information, accélérer le traitement de certains dossiers, faciliter la production documentaire, mieux exploiter les données disponibles et développer de nouveaux services pour les usagers.

Nova Mundi accompagne les administrations, collectivités, établissements publics et opérateurs à partir de leur réalité : leurs missions, leurs métiers, leurs agents, leurs outils, leurs contraintes réglementaires et leurs priorités.

Notre objectif est de transformer les possibilités offertes par l’IA en usages concrets, maîtrisés et utiles au service public, avec une attention particulière portée à la qualité, à la sécurité, à la traçabilité et à la responsabilité humaine.

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Pourquoi agir maintenant ?

Les usages de l’IA se diffusent déjà dans les organisations publiques.

Des agents utilisent des assistants génératifs pour rédiger, synthétiser, rechercher ou préparer des documents. Des services expérimentent des outils d’automatisation, de gestion documentaire ou d’analyse de données. De nouveaux cas d’usage apparaissent rapidement.

Mais l’accumulation d’expérimentations ne constitue pas une stratégie.

Les acteurs publics doivent désormais déterminer où l’IA peut réellement améliorer le fonctionnement des services, où elle peut renforcer la qualité du service rendu et dans quelles conditions son usage peut être sécurisé et maîtrisé.

L’enjeu est de passer d’initiatives dispersées à une transformation organisée, cohérente avec les missions de service public et les exigences propres au secteur public.

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Comment nous vous accompagnons

Nous intervenons à différents niveaux selon votre situation, votre maturité et vos priorités.

 

Identifier les opportunités

Nos diagnostics IA analysent les activités, les processus et les irritants des services afin d’identifier, évaluer et prioriser les usages présentant le meilleur potentiel.

Gestion documentaire, préparation de notes, traitement de demandes, analyse de dossiers, reporting, communication, fonctions support, veille ou activités métier : nous partons du travail réel pour construire une feuille de route exploitable.

 

Faire évoluer les métiers et les processus

Nos missions de conseil permettent de repenser certaines activités, simplifier des circuits de travail, clarifier les rôles et structurer une trajectoire de transformation.

L’objectif n’est pas d’ajouter un outil supplémentaire, mais d’examiner comment l’IA peut s’intégrer à l’organisation existante et améliorer réellement la manière de produire le service public.

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Faire monter les agents en compétence

Nos formations développent une utilisation professionnelle, méthodique et responsable de l’intelligence artificielle.

Elles combinent compréhension des outils, pratique sur des cas réels et apprentissage de méthodes permettant de produire, contrôler et fiabiliser les résultats.

La méthode IMPACT constitue le fil conducteur de nos parcours, depuis l’analyse d’un besoin jusqu’à la finalisation et au contrôle d’une production.

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Développer des solutions opérationnelles

Nous concevons des automatisations, workflows, assistants et solutions intégrant l’IA aux outils et processus existants.

Ces solutions peuvent faciliter la recherche d’information, la production documentaire, le traitement de demandes, le suivi d’activité ou certaines tâches répétitives.

 

Accompagner les usages dans la durée

Conférences, webinaires, ateliers et coaching permettent de maintenir la dynamique, accompagner les agents dans leurs pratiques et faire évoluer progressivement les usages.

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Piloter la transformation

Pour les structures qui souhaitent disposer d’un pilotage dédié sans créer immédiatement une fonction à temps plein, Nova Mundi peut intervenir comme responsable IA à temps partagé.

Nous pouvons contribuer à la feuille de route, à la priorisation des projets, au cadre d’usage, à la coordination des expérimentations et à l’accompagnement des équipes.

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Des usages directement liés aux missions de service public

L’intelligence artificielle peut intervenir aussi bien sur les fonctions support que sur le cœur des missions publiques.

Gestion documentaire et accès à l’information

Les organisations publiques disposent souvent de volumes importants de notes, règlements, procédures, délibérations, comptes rendus, rapports et documents internes.

L’IA peut faciliter la recherche, la synthèse, la comparaison et l’exploitation de ces informations, tout en améliorant leur accessibilité pour les agents.

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Instruction et traitement de dossiers

L’IA peut assister certaines étapes de préparation et d’analyse : extraction d’informations, vérification de complétude, synthèse, classement ou préparation de projets de réponse.

Elle ne remplace pas la décision publique, mais peut contribuer à réduire le temps consacré aux tâches répétitives et à homogénéiser certaines pratiques.

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Production de notes, rapports et synthèses

Notes de cadrage, comptes rendus, bilans, rapports d’activité, documents de préparation ou supports pour les élus et les directions peuvent être produits plus rapidement à partir d’informations existantes.

L’enjeu est autant de gagner du temps que d’améliorer la structuration, la lisibilité et la qualité des productions.

 

Relation avec les usagers

L’IA peut faciliter l’orientation, la préparation de réponses, la recherche d’information ou l’adaptation de contenus à différents publics.

Ces usages doivent cependant être conçus avec une attention particulière à la qualité de l’information, à l’accessibilité, à la protection des données et au maintien d’un recours humain lorsque cela est nécessaire.

Veille, analyse et aide à la décision

Les acteurs publics doivent suivre des évolutions réglementaires, économiques, sociales ou sectorielles.

L’IA peut accélérer la veille, la synthèse de sources multiples et l’identification de signaux utiles à la décision.

 

Fonctions support

Ressources humaines, finances, achats, communication, juridique, secrétariat général ou gestion de projet sont également concernés.

De nombreux gains peuvent être obtenus par une meilleure utilisation des outils existants ou par des automatisations ciblées.

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Une approche centrée sur le travail réel

Nous ne partons ni d’un outil à déployer ni d’une technologie à vendre.

Nous examinons ce que les agents font aujourd’hui, les étapes de travail, les documents produits, les outils utilisés, les difficultés rencontrées et les contraintes propres à chaque service.

Nous cherchons ensuite comment l’intelligence artificielle peut permettre de faire mieux, plus rapidement ou autrement, sans dégrader la qualité ni déplacer la complexité vers les équipes.

Cette démarche permet d’identifier aussi bien des améliorations simples, immédiatement accessibles, que des transformations plus profondes nécessitant automatisation, intégration ou évolution des processus.

L’objectif reste le même : concentrer les efforts sur les usages qui produisent une valeur réelle et peuvent être effectivement adoptés.

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Une attention particulière aux exigences du secteur public

Le recours à l’intelligence artificielle dans le secteur public suppose un niveau d’exigence élevé.

Protection des données, confidentialité, sécurité, traçabilité, fiabilité des résultats, maîtrise des outils utilisés et maintien de la responsabilité humaine doivent être intégrés dès la conception des usages.

Nous accompagnons les organisations pour définir des pratiques proportionnées aux risques et aux contraintes de chaque situation, en distinguant les usages simples des cas plus sensibles.

L’objectif est d’éviter deux écueils : bloquer inutilement les usages utiles ou, à l’inverse, laisser se développer des pratiques non maîtrisées.

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Pour quels acteurs publics ?

Nous intervenons auprès des collectivités territoriales, administrations, établissements publics, opérateurs, structures parapubliques et organismes exerçant des missions de service public.

L’intervention peut concerner l’ensemble de l’organisation ou un périmètre particulier : direction générale, fonctions support, service métier, direction territoriale, établissement, agence ou équipe projet.

Nous pouvons accompagner aussi bien une structure qui souhaite cadrer ses premiers usages qu’une organisation déjà engagée dans plusieurs expérimentations et souhaitant construire une démarche plus cohérente.

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Collectivités, réseaux et structures mutualisées

Les collectivités, intercommunalités, centres de gestion, syndicats, agences et réseaux publics disposent d’un levier supplémentaire : mutualiser la transformation.

Nova Mundi peut accompagner des démarches à l’échelle d’un réseau ou d’un territoire : sensibilisations communes, diagnostics partagés, formations mutualisées, ateliers métiers, production de référentiels, expérimentation de solutions ou construction de programmes destinés à plusieurs structures.

Cette approche permet de partager les coûts, capitaliser les retours d’expérience et développer des solutions adaptées à des besoins communs.

Elle est particulièrement pertinente lorsque plusieurs organisations rencontrent les mêmes problématiques mais ne disposent pas individuellement des ressources nécessaires pour structurer une démarche complète.

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Mettre l’IA au service de l’action publique

L’intelligence artificielle ne remplace ni la responsabilité des agents, ni l’expertise métier, ni la décision publique.

Elle peut en revanche permettre de réduire la charge liée aux tâches répétitives, mieux exploiter l’information disponible, améliorer certains processus et dégager davantage de temps pour les missions à forte valeur ajoutée.

C’est dans cette perspective que Nova Mundi accompagne les acteurs publics : partir des missions, des métiers et du travail réel pour déterminer ce que l’intelligence artificielle peut concrètement permettre de faire mieux, plus simplement ou autrement.​